تقاضای کسب‌وکارهای مختلف به خدمات ارسال بهینه به دلیل میزان اهمیت ارسال در ارائه خدمات به مشتریان است. استفاده از روش‌های سنتی فروش و ارسال باعث افزایش هزینه‌ها، تاخیر در تحویل و در نهایت نارضایتی مشتریان می‌شود. در دنیای امروز، برای جذب مشتریان بیشتر و وفادارتر، خدمات باید کیفیت مناسبی داشته باشند و به دلیل چالش‌های موجود، این کار تنها با هوشمندسازی و خودکار کردن مراحل ارسال ممکن است. با خودکارسازی فرآیند ارسال می‌توان از انبار تا مشتری بدون هیچ مشکلی مرسولات را به مقصد رساند.
ارسال خودکارکالا چیست؟
خودکارسازی یا بهره‌گیری از سیستم اتوماتیک یعنی فرآیندها به صورت ماشینی و بدون نیاز به نیروی انسانی انجام شود. با گسترش و توسعه فناوری‌ها، در هر صنعت و زمینه‌ای، سیستم‌هایی روی کار آمده است که کار نیروی انسانی را راحت‌تر کرده و باعث کاهش خطاهای انسانی می‌شود. در حوزه لجستیک و ارسال، منظور از خودکارسازی، استفاده از ابزارات و سیستم‌های هوشمند در مراحل کلیدی ارسال از انبار تا مشتری است.
در واقع فرآیندهای ثبت سفارش، پردازش، بسته‌بندی و … توسط سیستم‌ها و ابزارهای هوشمند انجام شده و نیروی انسانی کمترین دخالت را دارد. با استفاده از سیستم ارسال خودکار، می‌توان تعداد بیشتری از مشتریان را خدمات‌رسانی کرده و سطح کیفی خدمات را بهبود بخشید. در اکثر شرکت‌های لجستیکی دنیا، بهره‌گیری از نرم‌افزارهای مدیریتی، ربات‌ها، هوش مصنوعی، چاپگرها و … برای مدیریت بهتر خدمات ارسال رواج دارد.
مراحل ارسال از انبار تا مشتری
یک بسته برای این که به دست مشتری برسد، مراحل زیادی را باید پشت سر بگذارد. به طور کلی در تمام شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات حمل‌ونقل، مراحل ارسال یکسان است؛ اما در برخی از مجموعه‌ها با توجه به سیستم پردازش و پاسخگویی، ممکن است برخی مراحل حذف شده باشند. سفر مرسولات از ثبت سفارش آغاز شده و با تحویل نهایی خاتمه می‌یابد، این سفر شامل مراحلی است که در ادامه بیشتر با آن‌ها آشنا می‌شویم.
ثبت سفارش
فروشگاه‌های اینترنتی، فروش محصولات خود را معمولا از طریق نرم‌افزارها و شبکه‌های اجتماعی انجام می‌دهند. بنابراین می‌توان گفت که تا حدودی ثبت سفارش به صورت هوشمند انجام می‌شود. مشتریان اطلاعات محصول خود را از طریق اپلیکیشن‌ها ثبت کرده و اطلاعات مربوط به ارسال را در سیستم ثبت می‌کنند. زمانی که سیستم یا اپراتور، درخواست سفارش را پردازش کرده و تایید کند، بسته باید برای ارسال و به مقصد رسیدن آماده شود.
آماده‌سازی محصولات
مرحله آماده‌سازی مرسولات و بسته‌بندی، یکی از مهم‌ترین مراحل ارسال است. زیرا باید نکات مهمی را در مورد بسته‌بندی رعایت کرده تا طی مسیر ارسال، آسیبی به بسته‌ها وارد نشود. برای این کار ابتدا محصولات با توجه به مشخصات وارده مشتری، از انبارها جمع‌آوری می‌شوند. زمانی که موجودی‌های انبار به صورت هوشمند وارد سیستم شده باشد، نیروی انسانی می‌تواند در کمترین زمان ممکن مرسولات را آماده ارسال کند.
برای بسته‌بندی باید به نوع محصول توجه کرده و بر اساس آن، بسته‌بندی را انجام داد. گاهی اوقات به دلیل شرایط دشوار محیطی و ارسال نیاز است بسته‌بندی‌ها با دقت و امنیت بیشتری صورت بگیرد. چسباندن برچسب بر روی سفارشات شامل اطلاعات مرسوله اعم از نام مشتری، بارکد، آدرس، شماره رهگیری و … از بروز خطاهای انسانی و منحرف شدن مسیر ارسال جلوگیری می‌کند.
انتخاب سرویس ارسال
شرکت‌ها و پلتفرم‌های هوشمند لجستیکی پس از دریافت محصولات از انبارها، باید یک نوع ارسال را باتوجه به تقاضای مشتری و مشخصات بسته انتخاب کنند. پردازش این اطلاعات و پیدا کردن بهترین گزینه ارسال معمولا توسط سیستم‌ها انجام می‌شود. با استفاده از سیستم مدیریت ارسال، اطلاعات مرسوله پردازش شده و به شرکت‌های لجستیکی ارائه می‌گردد. در نهایت، بین روش‌های ارسال موجود و خدمات جستجو شده و مناسب‌ترین گزینه است.
پایان ارسال و تحویل به مشتری
در آغاز ارسال یک پیامک با مظمون ارسال بسته به گیرنده فرستاده شده تا در زمان تقریبی ارسال در محل تحویل حضور داشته باشند. سپس حامل مرسوله در مسیر مقصد حرکت کرده و در این بین، مشتریان و فروشندگان می‌توانند از وضعیت مرسولات خود مطلع شوند. با رسیدن مرسوله به مقصد، پیک کالا را تحویل داده و یک هویت سنجی انجام داده تا مرسوله به شخص اشتباه تحویل داده نشود. در آخر، مرسولات با موفقیت به مقصد و به مشتری تحویل داده می‌شود.
راهکارهایی برای ارسال خودکار و هوشمند
- برای کاهش خطاهای انسانی در روند ثبت سفارش، می‌توان از سیستم مدیریت سفارشات استفاده کرد. این سیستم امکان جمع‌آوری سفارشات از چندین راه ارتباطی را داشته و اطلاعات را به صورت یکپارچه و کاملا دقیق به انبارها ارجاع می‌دهد.
- با به‌کارگیری سیستم مدیریت انبار، موجودی‌ها به طور لحظه‌ای به‌روزرسانی شده و سفارش‌های جدید با سرعت و دقت بیشتری آماده تحویل می‌شوند. از طرفی اولویت‌بندی و چیدمان انبار به شکل خودکار و سیستمی انجام می‌پذیرد.
- در بسته‌بندی خودکار و هوشمند از ماشین‌آلات استفاده شده و اطلاعات آن به صورت هوشمند از طریق لیبل‌ها درج می‌شود. بسته‌بندی بر اساس وزن و نوع کالا با الگوریتم خاصی انجام می‌شود.
- دریافت خدمات از شرکت‌های لجستیکی امکان ردیابی و رهگیری لحظه‌ای را به کاربران می‌دهد.
- سیستم مدیریت حمل‌ونقل به بهینه‌سازی مراحل ارسال کمک کرده و برنامه‌ریزی‌های دقیقی انجام داده تا تعداد سفرها و هزینه‌های حاصل از ارسال کاهش یابد.
- ارسال پیامک خودکار و سیستمی از بروز خطاها در لجستیک و ارسال اشتباه جلوگیری کرده و به تحویل به موقع مرسوله به مشتری کمک می‌کند.
- پنل رهگیری در اپلیکیشن اطلاعات دقیقی را به مشتریان انتقال می‌دهد.
- پلتفرم‌های هوشمند و جدید از هوش مصنوعی در تحلیل داده‌ها و پیش‌بینی استفاده کرده تا احتمال ارسال ناموفق را به حداقل کاهش دهد.
- یکپارچه‌سازی و هماهنگ‌سازی تمامی سیستم‌های هر واحد به بهبود فرآیند ارسال می‌انجامد.
مزایای خودکارسازی مراحل ارسال
یکی از مهم‌ترین و بزرگترین مزیت خودکارسازی فرآیند ارسال، کاهش خطاهای انسانی در مراحل ارسال مرسولات است. زیرا سیستم‌های مدیریتی اطلاعات را به طور دقیق وارد کرده و از بروز اشتباهات جلوگیری می‌کنند. از طرفی سرعت پردازش سفارشات و پاسخگویی به مشتری افزایش یافته و باعث جذب مشتریان بیشتر می‌شود. مشتریانی که بدون هیچگونه چالش و دشواری بتوانند وضعیت مرسولات خود را پیگیری کرده و از وضعیت لحظه‌ای آن مطلع شوند، باعث افزایش نرخ بازگشت مشتری خواهند شد.
در روش‌های نوین خودکارسازی، سیستم‌های مدیریت انبار به کمک آمده و موجودی‌ها به طور خودکار به‌روزرسانی می‌شوند. ویژگی اساسی خودکارسازی فرآیند ارسال، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌هاست. همچنین نقش نیروی انسانی در سیستم اتوماتیک به شدت کاهش یافته و همه امور خودکار انجام می‌شود. انعطاف‌پذیری مجموعه با خودکارسازی ارسال بیشتر شده و کسب‌وکارها مقیاس‌پذیری بیشتری می‌یابند.
یکپارچه‌سازی با پلتفرم‌های فروش، شفافیت در ارسال و ارائه خدمات، پیگیری آسان، تحویل به موقع و … باعث افزایش رضایت مشتری شده و تجربه بهتری را برای آنان ایجاد می‌کند. بسیاری از فروشگاه‌ها با استفاده از سیستم‌های اتوماتیک، به سادگی سفارشات خود را مدیریت کرده و به بهبود روابط با مشتریان کمک می‌کند.
جمع‌بندی
عملکرد بهتر فروشگاه‌های آنلاین و کسب‌وکارهایی که همواره به لجستیک و ارسال نیاز دارند، باعث افزایش رضایت و تعداد مشتریان می‌شود. خودکارسازی فرآیند ارسال از انبار تا مشتری، در هزینه‌ها صرفه ایجاد کرده و سرعت ارسال و هماهنگی میان واحدهای مختلف را بیشتر می‌کند. از طرفی ارسال خودکار قابل اطمینان‌تر از روش‌های سنتی و قدیمی برای مشتریان است. با بهره‌گیری از امکانات جدید می‌توان نقش نیروی انسانی را کاهش داده و به شکل هدفمند سفارشات را مدیریت کرد.