با رشد سریع کسب‌وکارهای اینترنتی و فروش آنلاین، ارسال سفارش‌ها به یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های صاحبان فروشگاه‌های آنلاین تبدیل شده است. مشتریان امروز انتظار دارند محصولات را با کمترین هزینه و در کوتاه‌ترین زمان دریافت کنند. در عین حال، کاهش هزینه ارسال برای کسب‌وکارها نیز حیاتی است؛ زیرا این هزینه‌ها بخش مهمی از قیمت تمام‌شده محصول را تشکیل می‌دهند. اگر یک فروشگاه آنلاین دارید یا قصد راه‌اندازی آن را دارید، باید با اصول مدیریت هزینه ارسال آشنا باشید. در این مقاله، علاوه بر معرفی عوامل مؤثر بر هزینه ارسال، ۱۰ روش حرفه‌ای برای کاهش این هزینه‌ها را بررسی می‌کنیم.
هزینه ارسال شامل چه عواملی است؟
برای اینکه بتوانید هزینه ارسال را کنترل کنید، ابتدا باید بدانید چه چیزهایی بر این هزینه تأثیر می‌گذارند. این عوامل عبارت‌اند از:
۱_ نوع بار
شرکت‌های پستی برای ارسال کالاهای مختلف قوانین خاصی دارند. کالاهای شکستنی، خطرناک یا با ارزش بالا معمولاً شامل هزینه‌های اضافه می‌شوند. به‌عنوان مثال، ارسال لوازم شکستنی مانند ظروف شیشه‌ای با پست عادی ممکن نیست و باید از روش‌های ویژه استفاده شود که طبیعتاً گران‌تر است.
۲_ وزن بار
وزن یکی از مهم‌ترین معیارهای تعیین قیمت ارسال است. اغلب شرکت‌های حمل‌ونقل، برای وزن‌های پایین نرخ ثابت دارند و از یک حد مشخص به بعد، هزینه‌ها به‌صورت تصاعدی افزایش پیدا می‌کند. بنابراین هرچه بسته سبک‌تر باشد، هزینه کمتری پرداخت خواهید کرد.
۳_ فاصله مبدأ تا مقصد
هرچه فاصله بین فرستنده و گیرنده بیشتر باشد، هزینه نیز بالاتر خواهد رفت. برای مثال، ارسال یک بسته از تهران به مشهد هزینه بیشتری نسبت به ارسال همان بسته به کرج دارد. در مورد سفارش‌های بین‌المللی، این اختلاف هزینه بسیار چشمگیرتر می‌شود.
۴_ روش ارسال
انتخاب روش حمل‌ونقل تأثیر زیادی بر هزینه دارد. روش‌های جاده‌ای معمولاً ارزان‌تر هستند، اما اگر زمان برای مشتری اهمیت زیادی داشته باشد، ممکن است ناچار به استفاده از روش هوایی شوید که چند برابر گران‌تر است. در برخی موارد خاص، مثل حمل کالاهای حجیم یا صادرات، روش دریایی انتخاب بهتری است.
۵_ نحوه ارسال (نوع سرویس پستی)
سرویس‌های مختلف پستی مثل عادی، پیشتاز، سفارشی یا دو قبضه هرکدام تعرفه‌های متفاوتی دارند. سرویس عادی کم‌هزینه‌ترین و سرویس پیشتاز سریع‌ترین گزینه است. بنابراین باید بین سرعت و هزینه تعادل ایجاد کنید.
12 تکنیک برای کاهش هزینه ارسال سفارشات
حالا که با عوامل مؤثر در هزینه ارسال آشنا شدید، وقت آن است که وارد مرحله عملی شویم. در ادامه، ۱۰ راهکار طلایی برای کاهش هزینه‌های حمل‌ونقل را معرفی می‌کنیم:
۱_ انتخاب بهترین روش پستی
پست عادی، ارزان‌ترین گزینه است اما زمان تحویل طولانی‌تری دارد. اگر محصول شما فوریتی نیست، استفاده از پست عادی به‌صرفه‌تر است. پست سفارشی نیز یک انتخاب محبوب است؛ زیرا ضمن داشتن سرعت مناسب، هزینه کمتری نسبت به پیشتاز دارد.
۲_ انتخاب شرکت پستی مناسب
به‌جز پست ملی ایران، ده‌ها شرکت خصوصی خدمات ارسال ارائه می‌دهند. این شرکت‌ها معمولاً خدمات متنوعی مثل جمع‌آوری درب منزل، رهگیری لحظه‌ای و حتی بیمه بار را دارند. برای انتخاب بهترین گزینه، باید قیمت‌ها، سرعت و کیفیت خدمات را مقایسه کنید.
یکی از ابزارهای کاربردی برای این کار، زی بوم است. این سرویس به کسب‌وکارها کمک می‌کند با مقایسه نرخ‌های شرکت‌های مختلف، سریع‌ترین و ارزان‌ترین گزینه را انتخاب کنند. همچنین امکاناتی مثل چاپ بارنامه، رهگیری سفارش و حتی ارسال پیامک به مشتریان را در اختیار شما قرار می‌دهد.
3_ مذاکره با شرکت‌های پستی
اگر حجم سفارش‌های شما زیاد است، می‌توانید با شرکت‌های پستی برای دریافت تخفیف حجمی مذاکره کنید. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به این موضوع توجه نمی‌کنند، در حالی که حتی کاهش ۵ تا ۱۰ درصدی در هزینه ارسال، در طول ماه رقم بزرگی می‌شود. برای مذاکره موفق، اطلاعات دقیقی از وزن بسته‌ها، حجم ماهانه سفارشات و مسیرهای پر تکرار خود داشته باشید.
4_ کنترل وزن و ابعاد بسته‌ها
وزن و سایز بسته، مستقیماً بر هزینه تأثیر دارد. برای مدیریت این موضوع:
- از جعبه‌های متناسب با اندازه کالا استفاده کنید.
- هوشمندانه بسته‌بندی کنید و فضای خالی جعبه‌ها را با مواد سبک پر کنید.
- خرید ترازو پستی برای محاسبه دقیق وزن پیشنهاد می‌شود.
همچنین، اگر کالایی کوچک و سبک دارید، دلیل ندارد آن را در یک جعبه بزرگ بفرستید، چون این کار باعث افزایش هزینه می‌شود.
5_ استفاده از بسته‌بندی اختصاصی
برخی شرکت‌های بین‌المللی مثل UPS و FedEx برای استفاده از جعبه‌های خود، هزینه اضافه دریافت می‌کنند. اگر برند شما بسته‌بندی اختصاصی داشته باشد، علاوه بر صرفه‌جویی، به هویت برند نیز کمک می‌کند.
6_ استفاده از تخفیف‌ها و خدمات رایگان
شرکت‌های حمل‌ونقل بزرگ، لوازم بسته‌بندی را با تخفیف یا حتی رایگان ارائه می‌دهند. خرید مواد بسته‌بندی مانند پلی‌میلرها، نایلون حباب‌دار یا فوم ضربه‌گیر به‌صورت عمده نیز هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
7_ پرداخت آنلاین هزینه ارسال
پرداخت اینترنتی هزینه پست معمولاً با تخفیف همراه است. در برخی کشورها، این تخفیف‌ها تا ۶۰٪ در سرویس‌های سریع می‌رسد. اگر سفارش‌های شما زیاد است، استفاده از این روش صرفه‌جویی قابل‌توجهی ایجاد می‌کند.
8_ استفاده از برچسب‌های پیش‌پرداخت
خرید برچسب‌های حمل‌ونقل به‌صورت پیش‌پرداخت، یکی از روش‌های مؤثر کاهش هزینه است. این روش به‌ویژه برای فروشگاه‌هایی که وزن ثابت بسته‌ها دارند، ایده‌آل است و تا ۲۰٪ هزینه‌ها را کم می‌کند.
9_ استفاده از بیمه شخص ثالث
برای کالاهای باارزش، بیمه ضروری است، اما خرید بیمه از شرکت پستی معمولاً گران‌تر است. انتخاب بیمه شخص ثالث راهی برای کاهش هزینه‌هاست و در عین حال پوشش مناسب ارائه می‌دهد.
10_ دقت در صدور صورتحساب
گاهی هزینه‌های پنهان ارسال مثل هزینه سوخت، عوارض یا خدمات اضافی به صورتحساب اضافه می‌شوند. هنگام محاسبه قیمت نهایی برای مشتری، این موارد را در نظر بگیرید تا مجبور به پرداخت از جیب خود نشوید.
11_ انتخاب خدمات ترکیبی (Hybrid Services)
در این روش، شرکت لجستیکی بسته‌ها را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را تا نزدیک‌ترین مرکز پست مقصد منتقل می‌کند. این سرویس‌ها هزینه کمتری دارند، اما زمان تحویل طولانی‌تر است. اگر محصول شما فوریتی نیست، این گزینه بسیار مقرون‌به‌صرفه خواهد بود. در ایران می‌توانید از افزونه حمل‌ونقل وردپرس زی بوم استفاده کنید که امکان انتخاب این سرویس‌ها را به شما می‌دهد.
12_ استفاده از پلی‌میلرها برای کالاهای غیرشکننده
اگر محصولات شما شکستنی نیستند (مانند لباس یا لوازم پارچه‌ای)، استفاده از کیسه‌های پستی پلی‌میلر به‌جای جعبه می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد. این کیسه‌ها سبک‌تر، کم‌جا و ارزان‌تر از جعبه‌های مقوایی هستند.
ابزارها و تکنولوژی‌های کمکی برای کاهش هزینه ارسال
در دنیای تجارت الکترونیک و حمل‌ونقل، مدیریت هوشمندانه هزینه‌ها نقش کلیدی در افزایش سودآوری دارد. یکی از راهکارهای مؤثر برای کنترل هزینه‌های ارسال، استفاده از ابزارها و فناوری‌های کمکی است که فرآیندهای مربوط به حمل‌ونقل را ساده‌تر، سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر می‌کنند. این ابزارها علاوه بر کاهش هزینه، دقت و شفافیت در عملیات را افزایش می‌دهند:
- زی بوم برای مقایسه قیمت شرکت‌های پستی، ثبت سفارش، چاپ بارنامه و رهگیری
- سیستم‌های مدیریت سفارش (OMS) برای هماهنگی بهتر بین انبارداری و حمل‌ونقل
- ابزارهای اتوماسیون فاکتورینگ برای جلوگیری از خطا در صورتحساب
به‌کارگیری این ابزارها نه تنها باعث کاهش خطاهای انسانی و بهینه‌سازی هزینه‌ها می‌شود، بلکه تجربه مشتری را نیز بهبود می‌بخشد. با استفاده از این فناوری‌ها، کسب‌وکارها می‌توانند فرآیند ارسال را با سرعت بیشتر، هزینه کمتر و مدیریت بهتر انجام دهند. در نتیجه، انتخاب ابزار مناسب می‌تواند یک مزیت رقابتی مهم برای هر فروشگاه یا شرکت خدماتی باشد.
جمع‌بندی
هزینه ارسال به عوامل مختلفی مانند نوع و وزن بار، فاصله مبدأ تا مقصد، روش حمل‌ونقل و نوع سرویس انتخابی بستگی دارد. برای کاهش این هزینه‌ها، انتخاب شرکت پستی مناسب و مذاکره برای دریافت تخفیف از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. همچنین استفاده از بسته‌بندی کوچک‌تر، کیسه‌های پلی‌میلر، بیمه شخص ثالث و پرداخت آنلاین می‌تواند نقش مؤثری در صرفه‌جویی داشته باشد. در کسب‌وکارهای بزرگ، استفاده از سیستم‌های اتوماسیون لجستیک و انبارداری هوشمند برای مدیریت بهتر فرآیند ارسال ضروری است. علاوه بر این، ابزارهایی مانند زی بوم به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا به‌راحتی ارزان‌ترین و سریع‌ترین سرویس پستی را انتخاب کنند.